Blog

Den ideala platsen för en konferens

12 Nov 2013

När du ska organisera en konferens spelar platsen en betydande roll. Det går att skapa en lång lista över faktorer som inte kan förbises och som är viktiga för att avgöra vilken plats som skulle vara den idealiska för företagskonferensen.

För att spara tid och energi måste man titta på sin kravlista och utgå därifrån. Platsen du väljer måste ge ett gott intryck av organisationen inför medarbetare och gäster. En hel del planering krävs för att hitta rätt. Samtidigt stöter man på olika alternativ som gör valet svårare. 

Det första man bör tänka på är placering och tillgänglighet. Restiden måste vara bra och det ska finnas parkeringsplats för alla som deltar i konferensen. 

Steg två är att titta på bekvämligheterna och andra frågor som ljud-och ljusanläggning, anteckningsblock och andra konferensfaciliteter. Mat och dryck och adekvata toaletter är också viktiga aspekter som är förknippade med lämpligheten. 

Hur stor behöver konferenslokalen vara? När du väljer plats bör företaget se till att de har gott om plats för alla gäster, och detta är verkligen en av de första sakerna man måste titta på. Om en konferenslokal har plats för upp till hundra personer och du har bjudit in 90, då vet du att det blir trångt om du vill bjuda in fler deltagare.

Ingen konferens kan heller fungera utan bra catering – en annan viktig faktor att beakta med konferensanläggningar. Din arrangör bör titta på priser för mat och förfriskningar, men också tänka på att tillgodose deltagare med särskilda kostbehov, t.ex. allergiker.

Varför ska ni ha en kick-off?

30 Sep 2013

Det korta svaret är en motfråga: Varför fira födelsedagar, årsjubileum, nyår, semester o.s.v.? Att gå dag ut och dag in i samma oföränderliga rytm på jobbet är en grogrund för bristande fokus. Att ha en kick-off behöver med andra ord inte vara något annat än ett avbrott i det vardagliga för att ha positiv effekt. 

För många medarbetare blir företagets kick-off årets höjdpunkt under arbetsåret. Alla har utmaningar inför det nya året och att komma bort till en underhållande och avslappnande atmosfär skapar möjligheter till fokuserat reflektion.

Att börja året med en kick-off innebär att man blickar framåt samtidigt som man lämnar det gamla bakom sig. Det är en bra investering för framtiden. Det är viktigt för organisationen att skilja på att det fanns ett år innan och att det finns ett år nu; det kan betyda att man börjar om efter ett tungt år eller blickar framåt på nya utmaningar efter ett starkt år. Under en kick-off går det förflutna in i det förflutna.

Aktiviteterna kan vara allt från ren underhållning till utbildning och planering. För företagsledaren är det ett perfekt tillfället att måla upp bilden av året som gått och året som kommer. Det spelar i det här fallet ingen roll om det är ett litet eller stort företag.

Kick-offen möjliggör att en tydlig framtidsbild skapas av ledningen. Förhoppningsvis är inte den punkten något som ritades upp över morgonkaffet. Det är viktigt att förmedla en bild som är väl utarbetad för att den ska vara förtroendeingivande.  

Det finns mycket som kan göras under en kickoff för att bygga sammanhållning och positiv anda. En bra sak att avsluta med är att deltagarna får en chans att ge varandra feedback om hur de kan förbättra kommunikationen. Idéer om förbättringar från medarbetarna är något som ledningen bör ta på allvar.

I korthet är en kick-off ingen utgift utan en investering!

Tips för en framgångsrik konferens

28 Aug 2013

Konferenser, seminarium och andra sammankomster blir alltid mer framgångsrika med en smula planering. Du behöver inte vara expert på marknadsföring. Allt som krävs är ett vettigt upplägg och en känsla för detaljer.

Här är några tips på hur du gör ditt företagsevent till en händelse värd att minnas.

• Först och främst behövs naturligtvis en bra konferensanläggning inom tillgängligt avstånd. Det är också viktigt att se till att transporterna är lösta i förväg och extra viktigt om det handlar om ett stort möte med många deltagare.
• Ett bra tips är att lyfta fram speciella delar av evenemanget, som inbjuda gäster eller föreläsare.
• Personalen bakom kulisserna är också en grundläggande faktor för ett lyckat arrangemang. Här är du till viss del utlämnad åt konferensanläggningen, så det gäller att välja med omsorg.
• Passa på att dra nytta av sociala medier inför evenemanget. Du kan exempelvis skapa en grupp eller en sida på Facebook och skriva några inlägg om händelsen för att väcka besökarnas intresse.
• Glöm inte att förbereda eventuellt material för händelsen i förväg. Det kan exempelvis vara informationsmaterial, reklam eller gåvor till kunder/medarbetare.