Ett enklare kontorsliv

Ett system för ärenden ska underlätta, inte vara krångligt och försvåra. Samtidigt behöver det fungera för komplexa dagliga transaktioner. Hur hanterar ni er dagliga administration?

När man arbetar i ett lite större företag än ett enmansbolag är ett ärendehanteringssystem ett måste. När det inte längre räcker med att du själv som företagare vet vad som gjorts, åt vem och av vem, är det dags att ta tag i problemen. Visst är anteckningsblock och mobiler praktiska ting, men som underlag för bokföring och momsuträkning är de inte helt perfekta, om vi ska vara ärliga. Många företagare är fokuserade på det rent praktiska och så ska det också vara. Man startar inte en verksamhet för att man vill arbeta med att administrera, såvitt inte affärsidén är att sköta den typen av jobb åt andra. Men när verksamheten går bra och antalet jobb ökar måste man inse att allt måste dokumenteras på något sätt. 

Läs mer om ärendehanteringssystem.

Olika typer av dokumentation och hjälpmedel

Som vi alla vet finns det ett närmast oändligt antal verksamheter och alla har sina unika kännetecken och behov. Lika sant är det att alla typer av företag har något gemensamt. Detta behöver dokumenteras och hanteras. Arbetar fler personer i företaget måste en del information finnas tillgänglig för alla medan annat används bara av en eller ett fåtal.

Vad måste ett ärendehanteringssystem kunna göra? Företag tillhandahåller varor eller tjänster. Varor är fysiska och tjänster kan vara precis allt från vård till hantverkstjänster eller bokföring. Enligt lag måste man bokföra intäkter och utgifter. Rimligen behöver ett system kunna skapa ett enkelt och lättillgängligt underlag för bokföringen. Eller ha bokföringen inbyggd. Bygger verksamheten på försäljning? Då ska systemet ta hand om ordrar, leveranser, fakturering och inkomna betalningar. Personal behöver kunna ta fram uppgifterna.

Ett molnbaserat och lättarbetat system

Det enklaste vi idag kan använda är molnbaserade system. Anställd personal kan få tillgång att utföra arbetsuppgifter från närmaste tillgängliga dator. Som administratör av systemet ska du enkelt kunna ge och ta bort behörigheter och kunna följa transaktioner i realtid.

Design är en viktig del av funktionen. Ett system där även erfarna användare behöver sitta och leta efter rätt ruta försenar arbetet och skapar irritation. Där så behövs ska det också finnas funktioner som förhindrar att man kan slå in helt galna värden utan att märka det. Människor gör misstag och troligen är både du själv och övriga anställda människor. Ett bra ärendehanteringssystem underlättar så att alla kan göra mer rätt.

Andra inlägg

• Fruktkorg Stockholm - vanliga frågor
• Så här blir du en framgångsrik ledare genom ledarskapsutveckling
• Vilken typ av skyltar ser man lättast?
• Ni behöver definitivt en redovisningsbyrå i Stockholm
• Aktieägaravtal för säkrare ägande
• Lokalanpassning i Stockholm: Professionell hjälp för din verksamhet
• Cateringfirma – global verksamhet eller bunden till lokalområdet?
• Viktigt att tänka på när man väljer solcellsleverantör
• Söker du arbetstillstånd?
• Brandlarm räddar liv i Stockholm